Pengembara Hidup: FAHAM MANAJEMEN DAN ADMINISTRASI

Kata administrasi berasal dari bahasa latin yaitu “administrare”. Dalam bahasa Inggris administrasi yaitu “administration”, yang berarti melayani, memenuhi, mengatur, menyelenggarakan suatu usaha atau suatu organisasi/lembaga dalam mencapai tujuannya secara intensif.

Administrasi dapat diartikan sebagai usaha bersama untuk mendayagunakan semua sumber baik personil maupun materil secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan tertentu.

Adapun pengertian administrasi menurut para ahli yaitu :

1) Leonald. D. White, administrasi adalah suatu proses yang biasanya terdapat pada semua usaha kelompok, baik usaha pemerintah ataupun swasta, sipil atau militer baik dalam skala besar ataupun kecil.

2) Herbert A. Simon, administrasi adalah kegiatan dari kelompok orang-orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama.

3) Soewarno Handayaningrat dalam bukunya “Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen”, administrasi adalah suatu kegiatan yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.

b. Pengertian Manajemen

Manajemen berasal dari bahasa latin yaitu dari asal kata “manus” yang berarti tangan dan “agere” yang berarti melakukan. Kata-kata itu digabung menjadi kata kerja “managere” yang berarti menangani, managere diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris dalam bentuk kata kerja “to manage” untuk orang yang melakukan kegiatan manajemen akhirnya management diterjemahkan kedalam bahasa Indonesia menjadi manajemen/ pengelolaan.

Jadi Manajemen adalah ilmu dan seni tentang upaya untuk semua sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Adapun pengertian menurut para ahli tentang Manajemen yaitu :

1) Stoner, manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, memimpin dan mengawasi usaha-usaha dari suatu organisasi dan dari sumber - sumber organisasi dan dari sumber organisasi lainnya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2) S.P. Hasibuan, manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan tertentu.

3) Prof. Oei Liang Lee, manajemen adalah suatu ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dapat disimpulkan bahwa manajemen dapat diartikan sebagai ilmu untuk memimpin suatu usaha atau organisasi mulai dari merencanakan, membagi tugas sesuai dengan pendidikan dan keahliannya, serta melakukan pengawasan agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

c. Kriteria Pokok Ilmu Administrasi dan Manajemen

Efisiensi dan efektivitas merupakan konsep administrasi dan manajemen yang perlu mendapat perhatian dalam setiap usaha kerjasama manusia. Kedua konsep ini merupakan indikator penting yang digunakan untuk menilai keberhasilan administrasi dan manajemen.

Di samping itu, rasionalitas juga merupakan indikator penting lainnya, karena rasionalitas menentukan apakah keberadaan sesuatu itu logis atau tidak.

Di dalam administrasi dan manajemen ukuran - ukuran yang dijadikan sebagai patokan keberhasilan pencapaian tujuan adalah rasionalitas, efisiensi, dan efektivitas.
Ketiga kreteria tersebut akan dijelaskan sebagai berikut:

1) Rasionalitas.

Istilah rasionalitas dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia diartikan sebagai pendapat yang berdasarkan pemikiran yang bersistem dan logis atau bedasarkan pemikiran - pemikiran dan pertimbangan yang cocok dengan akal. Kegiatan administrasi dan manajemen yang rasional itu ialah yang dapat diterima oleh akal sehat.

Misalnya adanya kegiatan - kegiatan administrasi atau manajemen yang dilandasi pembagian kerja yang sistematis atau teratur, tidak tumpang tindih.

2) Efisiensi.

Efisiensi menurut H. Emerson adalah perbandingan yang terbaik antara input dan output, antara keuntungan dan biaya (antara hasil pelaksanaan dengan sumber-sumber yanfg dipergunakan), seperti halnya juga hasil maksimum yang dicapai dengan penggunaan sumber-sumber yang terbatas.

3) Efektivitas.

Menurut H. Emerson ,” efektivitas ialah pengukuran dalam arti tercapainya sasaran atau tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

d. Kesamaan Konsep antara Administrasi dan Manajemen

Ditinjau dari berbagai sudut pandang, maka terdapat beberapa kesamaan konsep antara administrasi dan manajemen. Menurut Silalahi hal - hal yang memungkinkan beberapa ahli memandang sama antara administrasi dan manajemen adalah sebagai berikut:

1) Kesamaan sifat.

Baik administrasi maupun manajemen memiliki sifat-sifat yang sama antara lain: (1) bersifat seni dan ilmu; (2) dinamik, artinya keduanya berkembang sejalan dengan perkembangan kehidupan manusia, kebudayaan, teknologi; (3) integratif, artinya keduanya memiliki kemampuan mengintegrasikan diri dari kecenderungan munculnya disintegrasi dan spesialisasi dari berbagai disiplin keilmuan; (4) bersifat normatif, artinya kegiatan-kegiatannya didasarkan pada nilai-nilai, etika, prosedur, tata urutan; (5) bersifat teleologi, artinya keduanya memberi kemampuan memprediksi kemungkinan yang akan timbul dari kegiatan kerjasama sehingga apa yang direncanakan cenderung akan tercapai.

2) Kesamaan prinsip

Prinsip yang dimaksud di sini ialah efisiensi dan efektivitas usaha kegiatan kerjasama dalam pencapaian tujuan.

3) Kesamaan Ciri atau karakteristik
Dalam hal ini antara lain adanya :

a) Sekelompok orang.

b) Kerja sama atas dasa pembagian kerja.

c) Berlangsung dalam organisasi.

d) Adanya tujuan.

4) Kesamaan Sarana

Baik administrasi maupun manajemen keduanya menggunakan sarana seperti orang, metode, uang, peralatan, mesin, serta organisasi sebagai sarana berlangsungnya kegiatan.

5) Kesamaan fungsi

Administrasi dan manajemen dalam mencapai tujuan berlangsung dalam proses kegiatan melalui pelaksanaan fungsi-fungsi seperti perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan.

e. Pebedaan Administrasi dan Manajemen

Administrasi berbeda dengan manajemen. Hal ini terutama di bidang administrasi negara, administrasi pemerintah yang dilakukan oleh presiden dan menteri sebagai penentu kebijaksanaan dalam rangka mencapai tujuan negara. Sedangkan yang wajib melaksanakan kebijaksanaan tersebut ialah manajer. Manajer bertanggung jawab untuk melaksanakannya ke arah tercapainya tujuan tersebut.

Perbedaan yang jelas BPA (Balai Pembinaan Administrasi) menempatkan administrasi pada posisi dengan batasan yang luas, dan manajemen merupakan bagian dari administrasi.

Menurut BPA, administrasi merupakan segenap proses penyelenggaraan atau penataan tugas-tugas pokok sesuatu usaha kerjasama sekelompok orang dalam mencapai tujuan bersama. Dan membatasi manajemen sebagai salah satu usaha yang hanya membatasi pada segi kepemimpinan yang mengarahkan orang-orang yang bekerjasama berikut pengarahan fasilitas-fasilitasnya sehingga semua dapat berjalan dengan baik.

Administrasi lebih luas dari pada manajemen karena manajemen sebagai salah satu unsur dan merupakan inti dari administrasi sebagai pelaksana yang bersifat operasional melainkan mengatur tindakan -tindakan pelaksanaan oleh sekelompok orang yang disebut "bawahan" jadi dengan manajemen administrasi akan mencapai tujuannya.

Dan dapat disimpulkan pula bahwa kegiatan manajemen juga merupakan unsur dari administrasi, bukan merupakan faktor terjadinya administrasi.

2. TOKOH – TOKOH ILMU MANAJEMEN DAN TEORI MANAJEMEN MODERN

a. Tokoh – Tokoh Ilmu Manajemen

1) Robert Owen (1771 -1858)

Robert Owen adalah orang yang menentang praktek -praktek mempekerjakan anak-anak usia 5 atau 6 tahun dan standar kerja 13 jam per hari. Tersentuh dengan kondisi kerja yang amat menyedihkan itu, beliau mengajukan adanya perbaikan tehadap kondisi kerja ini.

Pada tahun-tahun awal revolusi industri, ketika para pekerja dianggap instrumen yang tidak berdaya, Owen melihat rneningkatkan kondisi kerja di pabrik, rnenaikkan usia minimum kerja bagi anak-anak, mengurangi jam kerja karyawan, menyediakan makanan bagi karyawan pabrik, mendirikan toko-toko untuk menjual keperluan hidup karyawan dengan harga yang layak, dan berusaha memperbaiki lingkungan hidup tempat karyawan tinggal, dengan membangun rumah-rumah dan membuat jalan, sehingga lingkungan hidup dan pabrik rnenjadi menarik. Sebab itu, beliau disebut “Bapak Personal Manajemen Modern”.

2) Charles Babbage (1792 -1871)

Charles Babbage adalah seorang guru besar matematika yang tertarik pada usaha penilaian efisiensi pada operasional suatu pabrik, dengan menerapkan prinsip-prinsip ilmiah agar terwujud peningkatan produktivitas dan penurunan biaya.

Beliau pertarna kali mengusulkan adanya pembagian kerja berdasarkan spesialisasi pekerjaan yang sesuai dengan keterampilan tertentu, sehingga pekerjaan dibuat rutin dan lebih mudah dapat dikendalikan dengan alat kalkulator. Babbage merupakan penemu kalkulator mekanis pada tahun 1822, yang disebut “rnesin penambah dan pengurang (Difference Machine)”.

Prinsip–prinsip dasamya digunakan pada mesin-mesin hitung hampir seabad kemudian. Pada tahun 1833 beliau menyusun sebuah Mesin analitis (Analysical Machine), yaitu sebuah komputer otomatis dan merupakan dasar komputer modern, sehingga beliau sering dinamakan “Bapak Komputer”.

Tulisannya dituangkan dalam bukunya yang berjudul “On the Economy Of Machinery and Manufactures” (1832). Beliau juga tertarik pada prinsip efisiensi dalam pembagian tugas dan perkembangan prinsip-prinsip ilmiah, untuk menentukan seorang manajer harus memakai fasilitas, bahan, dan tenaga kerja supaya rnendapatkan hasil yang sebaik-baiknya.

Disamping itu Babbage sangat memperhatikan faktor manusia, dia menyarankan sebaiknya ada semacam sistem pembagian keuntungan antara pekerja dan pemilik pabrik, sehingga para pekerja memperoleh bagian keuntungan pabrik, apabila mereka ikut menyumbang dalam peningkatan produktivitas.

3) Frederick W. Taylor (1856 -1915)

Frederick W. Taylor dikenal dengan manajemen ilmiahnya dalam upaya meningkatkan produktivitas. Adapun filsafat Taylor memiliki 4 prinsip yang ditetapkan yaitu :

1) Pengembangan manajemen ilmiah secara benar.

2) Pekerjaan diseleksi secara ilmiah dengan rnenempatkan pekerjaan yang cocok untuk satu pekerjaan.

3) Adanya pendidikan dan pengambangan ilmiah dari para pekerja.

4) Henry L Gant (1861 -1919)

Sumbangan Henry L. Grant yang terkenal adalah sistem bonus harian dan bonus ekstra untuk para mandor. Beliau juga memperkenalkan sistem “Charting” yang terkenal dengan “Gant Chart”. Ia menekankan pentingnya mengembangkan minat hubungan timbal balik antara manajernen dan para karyawan, yaitu kerja sarna yang harmonis.

Henry beranggapan bahwa unsur manusia sangat penting sehingga menggarisbawahi pentingnya mengajarkan, mengembangkan pengertian tentang sistem pada pihak karyawan dan manajemen, serta perlunya penghargaan dalam segala masalah manajemen.

Metodenya yang terkenal adalah rnetode grafis dalam menggambarkan rencana-rencana dan memungkinkan adanya pengendalian manajerial yang lebih baik. Dengan rnenekankan pentingnya waktu maupun biaya dalam merencanakan dan rnengendalikan pekerjaan.

Hal ini yang menghasilkan terciptanya “Gantt Chart” yang terkenal tersebut. Teknik ini pelopor teknikteknik modern seperti PERT (Program Evaluation and Review Techique).

5) The Gilbreths (Frank B. Gilbreth : 1868 -1924 dan Lilian Gilbreth : 1878 -1972)

Suami istri ini selain rnempelajari masalah gerak dan kelelahan, juga tertarik dengan usaha membantu pekerja menampilkan potensinya secara penuh sebagai makhluk manusia.

Setiap langkah yang dapat rnenghasilkan gerak dapat mengurangi kelelahan. Mereka juga terkenaI dengan tiga peran dari setiap pekerja yaitu sebagai pelaku, pelajar dan pelatihan yang senantiasa mencari kesempatan baru, atau terkenal dengan konsep “three position plan of promotion”.

Banyak manfaat dan jasa yang diberikan oleh manajemen ilmiah, namun satu hal penting dilupakan oleh manajemen ini, yaitu kebutuhan sosial manusia dalam berkelompok, karena terlalu mengutamakan keuntungan dan kebutuhan ekonomis dan fisik perusahaan dan pekerjaan. Aliran ini melupakan kepuasan pekerjaan pekerja sebagai manusia biasa.

6) Henry Fayol (1841 -1925)

Henry Fayol mengarang buku “General and Industrial management”. Pada tahun 1916, dengan sebutan teori manajemen klasik yang sangat memperhatikan produktivitas pabrik dan pekerja, disamping memperhatikan manajemen bagi satu organisasi yang kompleks, sehingga beliau menampilkan satu metode ajaran manajemen yang lebih utuh dalam bentuk cetak biru.

Sumbangan terbesar dari Fayol berupa pandangannya tentang manajemen yang bukanlah semata kecerdasan pribadi, tetapi lebih merupakan satu keterampilan yang dapat diajarkan dari dipahami prinsip-prinsip pokok dan teori umumnya yang telah dirumuskan. Fayol membagi kegiatan dan operasi perusahaan ke dalam 6 macam kegiatan :

1) Teknis (produksi)

2) Dagang (Beli, Jual, Pertukaran)

3) Keuangan

4) Keamanan

5) Akuntansi dengan adanya pencatatan dan pembukuan biaya, utang, keuntungan dan neraca, serta berbagai data statistik.

6) Manajerial

7) Mary Parker Folett (1868-1933)

Mary percaya bahwa adanya hubungan yang harmonis antara karyawan dan manajemen brdasar persamaan tujuan, namun tidak sepenuhnya benar untuk memisahkan atasan sebagai pemberi perintah dengan bawahan sebagai penerima perintah. Beliau menganjurkan kedudukan kepemimpinan dalam organisasi, bukan hanya karena kekuasaan yang bersumber dari kewenangan formil, tapi haruslah berasal dari pada pengetahuan dan keahliannya sebagai

8) Oliver Sheldon (1894 -1951)

Filsafat rnanajemen yang pertama kali ditulis dalam bukunya pada tahun 1923, yang menekankan tentang adanya tanggung jawab sosial dalam dunia , usaha, sehingga etika sarna pentingnya dengan ekonomi alam manajemen, dalam arti melakukan pelayanan barang dan jasa yang tepat dengan harga yang wajar kepada masyarakat. Manajemen juga harus memperlakukan pekerja dengan adil dan jujur

9) ChesterL. Barnard (1886 -1961)

Berdasarkan kesukaannya dalam bacaan-bacaan sosiologi dan filsafat, kemudian Bernard merumuskan berbagai teori tentang kehidupan organsasi. Menurut dia manusia itu masuk organisasi karena ingin mencapai tujuan pribadinya melalui pencapaian tujuan organisasi yang tak mungkin dapat dicapainya sendiri.

Bukunya yang terkenal berjudul “The Functions of the Executive” (1983). Yang menulis tentang rnanajer berdasarkan suatu pendekatan sistem sosial, untuk mengerti dan menganalisis fungsi-fungsi eksekutif. Ia juga memperhatikan tugas-tugas utama eksekutif dalam kegiatan beroperasi perusahaan. Adapun tugas eksekutif adalah memelihara suatu sistem usaha kerja sarna dalam organisasi formal.

10) William Edwards Deming

William Edwards Deming (14 Oktober 1900 – 20 Desember 1993) adalah seorang profesor, penulis, statistikawan, dosen, dan konsultan.Deming secara luas dihargai karena meningkatkan kapasitas produksi di Amerika Serikat selama Perang Dingin , meskipun ia mungkin paling dikenal untuk karyanya di Jepang .

Deming menganjurkan bahwa semua manajer harus memiliki apa yang disebut Sistem Pengetahuan yang sangat besar, yang terdiri dari empat bagian yaitu Apresiasi, Pengetahuan, Teori pengetahuan, dan Pengetahuan psikologi

11) Warren Buffett

Buffet selalu berprinsip bahwa market adalah pelay an kita bukan tuan bagi kita (investor). Ia juga menambahkan, sosok Buffett adalah fenomena baru dalam dunia investasi sekarang ini, ia telah memadukan kemampuan berfikir, matematika dan keterampilan dirinya.

Melalui bendera Berkshire Hathaway Inc, Buffett juga memiliki anak usaha bisnis y ang beragam, mulai dari properti, asuransi dan reasuransi, perlengkapan dan energi, keuangan, manufaktur, hingga jasa dan ritel.

12) Philip Kotler

Philip Kotler adalah salah satu guru marketing yang banyak berjasa dalam pengembangan ilmu marketing di dunia. Sampai saat ini, Kotler telah bany ak memberikan kontribusi y ang sangat signifikan di dunia marketing. Bany ak buku y ang telah ditulis dan memberikan pemikiran baru di dunia marketing. Mulai dari tex tbook, sampai buku-buku praktis telah bany ak ditulis.

Sehingga para akademisi dan praktisi bisnis menjadikan ide-ide Kotler sebagai pegangannya. Tidak heran bila Kotler menjadi salah satu pemikir yang berpengaruh di dunia bisnis.

13) Michael Eugene Porter

Michael Eugene Porter (lahir 1947 ) adalah Profesor Universitas di Harvard Business School, dalam bidang manajemen dan ekonomi. Dia adalah pendiri organisasi nirlaba yang disebut Initiative for a Competitive Inner City dan salah satu pendiri dari The Monitor Group.

Porter lulus dari Universitas Princeton pada 1969, kontribusinya yang terkenal yaitu Porter’s Five Forces Analysis (Analisa Five Forces Porter). SWOT Analysis adalah suatu analisa yang dilakukan sebelum bisnis merancang sebuah strategic plan. Salah satu tools yang digunakan untuk membuat SWOT Analysis diantaranya adalah Porter Five Forces analysis, yang memberikan gambaran mengenai bagaimana posisi bisnis kita di dalam suatu industri.

14) Peter Drucker

Ia maha guru semua guru manajemen. Peter Druker. Dialah yang pertama mendefinisikan seni manajemen yang efektif. Pengaruh kepionirannya pada gagasan dan praktek manajemen yang ada dewasa ini belum tertandingi di seluruh dunia.

Peter Druker dilahirkan tahun 1909 di Vienna. Druker mengajarkan struktur desentralisasi. Pemikiran Druker tidak jauh dari manajemen berdasarkan sasaran. Desentralisasi dan delegasi.

15) Adam Smith (1723-1790)

Tokoh terkemuka di bidang teori pembangunan ekonomi, Adam Sm ith, lahir di kota Kirkcaldy , Skotlandia, tahun 1723. Waktu remaja dia belajar di Univ ersitas Ox ford, dan dari tahun 1751 sampai 1764 dia menjadi mahaguru di Universitas Glasgow. Selama di situlah dia menerbitkan buku pertamanya, Theory of Moral Sentiments, yang mengangkat diriny a ke tengah-tengah masy arakat intelektual.

Tetapi, puncak kemasyhurannya terutama terletak pada buku karya besarnya An Inquiry Into the Nature and Causes of The Wealth of Nations, yang terbit tahun 1776.

b. Teori Manajemen Modern

Definisi Manajemen Modern

Teori modern mengemukakan bahwa organisasi bukanlah suatu sistem tertutup yang berkaitan dengan lingkungan yang stabil, tetapi organisasi adalah suatu sistem terbuka yang harus menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungannya.

Teori organisasi dan manajemen modern dikembangkan sejak tahun 1950, Teori modern, dengan tekanan pada perpaduan dan perancangan, menyediakan pemenuhan suatu kebutuhan yang menyeluruh.

Teori organisasi modern labih dinamis daripada teori-teori lainnya dan meliputi lebih banyak variabel yang dipertimbangkan. Teori modern bisa disebut sebagai teori organisasi dan manajemen yang memadukan teori klasik dan neoklasik dengan konsep-konsep yang lebih maju.

Teori modern menyebutkan bahwa kerja suatu organisasi adalah sangat kompeleks, dinamis, multilevel, multidimensional, multivariabel, dan probabilistik.

Dasar Pemikiran Teori Organisasi Modern

Teori organisasi dan manajemen modern dikembangkan sejak tahun 1950 , banyak hal yang mendasar berbeda dengan teori klasik :

1) Teori klasik memusatkan pandangannya pada analisa dan deskripsi organisasi. Melalui analisa dan metode ilmiah , sasaran-sasaran organisasi telah dibagi menjadi bagian-bagian yang lebih kecil sesuai hakekat pekerjaan itu sendiri.

2) Ilmu pengetahuan klasik telah membicarakan konsep koordinasi ,skalar dan vertikal . Dengan berkembangnya teknologi dan majunya kegiatan-kegiatan perlu konsep sistem . Maka timbullah perhatian pada operasi atau proses organisasi . Teori organisasi modern lebih dinamis daripada teori-teori lainnya dan meliputi lebih banyak variabel yang dipertimbangkan.

Tokoh-tokoh dalam Aliran Modern

1) Abraham Maslow, yang mengemukakan adanya idquo, yaitu Ego dan Super Ego, dan Hirarki Kebutuhan Manusia, dalama penjelasannya tentang perilaku manusia dan dinamika motivasi.

2) Douglas McGregor, yang terkenal karena mengemukakan teori X dan teori Y.

3) Frederick Herzberg, yang mengemukakan teori motivasi higienis dan teori dua factor.

4) Robert Blak dan Jane Mounton, yang membahas lima gaya kepemimpinan dan kisi-kisi manajerial (managerial grid).

5) Rensistlikert, yang telah mengidentifikasi dan melakukan penelitian secara ekstensive mengenai Empat Sistem Manajemen, diantaranya Exploitif-Otoritatif sampai Partisipatif Kelompok.

6) Chris Argyris, yang memandang organisasi sebagai sistem social atau sistem hubungan antar budaya.

Aplikasi Teori Aliran modern Pada Kehidupan Manusia

Pada aplikasi manajemen yang diterapkan pada tiap perusahaan dan organisasi berbeda-beda. Perbedaan mencolok terjadi pada perusahaan berskala besar dengan perusahaan kecil bahkan home industry. Perubahan kondisi ekonomi global disiasati oleh para manajemen dengan menggunakan satu teori atau menggabungkan beberapa teori manajemen yang paling sesuai dengan kebutuhan dan permasalahan yang dihadapi.

Banyak perusahaan yang telah mengaplikasikan teori modern dalam sistem manajemennya, terutama untuk berbagai kegiatan penting, seperti dalam hal penganggaran modal, manajemen cash flow, penjadwalan produksi, strategi pengembangan produksi, perencanaan sumber daya manusia dan sebagainya.

Hal ini untuk efisiensi waktu, tenaga dan biaya. Meskipun teori ini memiliki kelemahan karena sisi kemanusiaan yang mulai tergeser. Guna meminimalisir kekurangan dari teori ini, banyak perusahaan menggabungkan beberapa teori manajemen baik klasik, neo klasik maupun modern.

Pencapaian tujuan bersama organisasi dapat terakomodir, sehingga diharapkan kepuasan dapat dicapai oleh masing-masing anggota dari suatu organisasi atau perusahaan.

3. EVOLUSI PEMIKIRAN MANAJEMEN

Sebelum abad ke-20, terjadi dua peristiwa penting dalam ilmu manajemen. Peristiwa pertama terjadi pada tahun 1776, ketika Adam Smith menerbitkan sebuah doktrin ekonomi klasik, The Wealth of Nation. Dalam bukunya itu, ia mengemukakan keunggulan ekonomis yang akan diperoleh organisasi dari pembagian kerja (division of labor), yaitu perincian pekerjaan ke dalam tugas-tugas yang spesifik dan berulang.

Dengan menggunakan industri pabrik peniti sebagai contoh, Smith mengatakan bahwa dengan sepuluh orang masing-masing melakukan pekerjaan khusus perusahaan peniti dapat menghasilkan kurang lebih 48.000 peniti dalam sehari. Akan tetapi, jika setiap orang bekerja sendiri menyelesaikan tiap-tiap bagian pekerjaan, sudah sangat hebat bila mereka mampu menghasilkan sepuluh peniti sehari.

Smith menyimpulkan bahwa pembagian kerja dapat meningkatkan produktivitas dengan meningkatnya keterampilan dan kecekatan tiap-tiap pekerja, menghemat waktu yang terbuang dalam pergantian tugas, dan menciptakan mesin dan penemuan lain yang dapat menghemat tenaga kerja.

Peristiwa penting kedua yang memengaruhi perkembangan ilmu manajemen adalah Revolusi Industri di Inggris. Revolusi Industri menandai dimulainya penggunaan mesin, menggantikan tenaga manusia, yang berakibat pada pindahnya kegiatan produksi dari rumah-rumah menuju tempat khusus yang disebut "pabrik."

Perpindahan ini mengakibatkan manajer-manajer ketika itu membutuhkan teori yang dapat membantu mereka meramalkan permintaan, memastikan cukupnya persediaan bahan baku, memberikan tugas kepada bawahan, mengarahkan kegiatan sehari-hari, dan lain-lain, sehingga ilmu manajamen mulai dikembangkan oleh para ahli.

Adapun evolusi teori manajemen yaitu :

a. Teori manajemen klasik (the classical approaches)

Teori ini dikenal sebagai aliran manajemen ilmiah (scientific management) dan teori organisasi klasik/prinsip-prinsip administrasi (administrative principles) serta organisasi birokrasi (bureaucratic organization) yaitu pendekatan pada studi manajemen dengan prinsip-prinsip universal untuk berbagai situasi manajemen.

Awal sekali ilmu manajemen timbul akibat terjadinya revolusi industri di Inggris pada abad 18. Para pemikir tersebut rnemberikan perhatian terhadap masalah-masalah manajemen yang timbul baik itu di kalangan usahawan, industri maupun masyarakat. Para pemikir itu yang terkenal antara lain Robert Owen, Henry Fayol, Frederick W. Taylor dan lainnya.

Ciri – ciri teori manajemen klasik :

1) Pengembangan manajemen di lakukan oleh teoritis.

2) Investasi terbesar adalah karyawan

3) Tenaga kerja di beri pelatihan keterampilan sesuai operasi pabrik.

4) Karyawan bertanggung jawab atas pekerjaan tertentu yang berulang.

5) Adanya skema pembagian keuntungan

b. Teori manajemen perilaku/sumber daya manusia (the human resources approaches)

Teori Perilaku adalah pendekatan pada studi manajemen tentang kebutuhan manusia, kerja kelompok serta peranan faktor-faktor social di tempat kerja. Tiga dekade, dimulai pada permulaan tahun 1950-an, penelitian mengenai perilaku pemimpin telah didominasi oleh suatu fokus pada sejumlah kecil aspek dari perilaku.

Kebanyakan studi mengenai perilaku kepemimpinan selama periode tersebut menggunakan kuesioner untuk mengukur perilaku yang berorientasi pada tugas dan yang berorientasi pada hubungan. Beberapa studi telah dilakukan untuk melihat bagaimana perilaku tersebut dihubungkan dengan kriteria tentang efektivitas kepemimpinan seperti kepuasan dan kinerja bawahan.

Hasil studi kepemimpinan Ohio State University menunjukkan bahwa perilaku pemimpin pada dasarnya mengarah pada dua kategori yaitu consideration dan initiating structure. Hasil penelitian dari Michigan University menunjukkan bahwa perilaku pemimpin memiliki kecenderungan berorientasi kepada bawahan dan berorientasi pada produksi/hasil

c. Teori manajemen kuantitatif

Pendekatan kuantitatif atau pendekatan ilmu manajemen (the quantitative or management science approaches), yaitu pendekatan pada studi manajemen dengan menggunakan teknik-teknik matematis dalam memecahkan masalah manajemen dalam sebuah organisasi.

Pendekatan kuantitatif adalah penggunaan sejumlah teknik kuantitatif—seperti statistik, model optimasi, model informasi, atau simulasi komputer—untuk membantu manajemen dalam mengambil keputusan.

Sebagai contoh, pemrograman linear digunakan para manajer untuk membantu mengambil kebijakan pengalokasian sumber daya analisis jalur kritis (Critical Path Analysis) dapat digunakan untuk membuat penjadwalan kerja yang lebih efesien, model kuantitas pesanan ekonomi (Economic Order Quantity Model) membantu manajer menentukan tingkat persediaan optimum dan lain-lain.

Pengembangan kuantitatif muncul dari pengembangan solusi matematika dan statistik terhadap masalah militer selama Perang Dunia II. Setelah perang berakhir, teknik-teknik matematika dan statistika yang digunakan untuk memecahkan persoalan-persoalan militer itu diterapkan di sektor bisnis. Pelopornya adalah sekelompok perwira militer yang dijuluki “Whiz Kids”.

Para perwira yang bergabung dengan Ford Motor Company pada pertengahan 1940-an ini menggunakan metode statistik dan model kuantitatif untuk memperbaiki pengambilan keputusan di Ford. Ditandai dengan perkembangan tim-tim riset Operasi dalam pemecahan masalah-masalah industri, sejalan dengan perkembangan dunia teknologi, prosedur-prosedur riset operasional kemudian diformulasikan dan disebut dengan aliran Management Science.

d. Teori manajemen modern (modern approaches)

Teori manajemen modern yaitu pendekatan pada studi manajemen dengan pandangan system dan pemikiran kontingensi berdasarkan komitmen terhadap mutu dan kinerja yang tinggi

4. PRINSIP – PRINSIP MANAJEMEN

Prinsip-prinsip manajemen menurut Henry Fayol hanya menampilkan garis-garis besarnya saja, di antaranya terdapat 14 (empat belas) prinsip-prinsip umum manajemen yakni:

a. Pembagian Kerja

Dalam organisasi diperlukan adanya pembagian kerja atau tugas sesuai kemampuan, keahlian, dan bakat yang dimiliki seorang anggota atau pekerja, sehingga tujuan organisasi yang akan dicapai menjadi lebih terarah, efektif dan efisien.

b. Kekuasaan dan Tanggung Jawab

Pelimpahan kekuasaan dan tanggung jawab yang dilakukan adalah untuk memudahkan teknik pengawasan agar diperoleh hasil yang efektif dan efisien.

c. Disiplin

Peraturan dan disiplin yang diterapkan merupakan pedoman khusus untuk menggerakkan dan mendorong kepatuhan serta kesediaan para pegawai dalam melaksanakan tugasnya dengan baik, tertib dan tepat sesuai dengan tujuan yang diinginkan sehingga bisa menghemat waktu.

d. Kesatuan Perintah

Setiap anggota bawahan hanya mempunyai seorang atasan (pimpinan) langsung, yakni kepada siapa ia akan memberikan laporan dan pertanggungjawabannya, serta dari siapa ia menerima perintah, instruksi, bimbingan, dan pedoman kerja.

e. Kesatuan Pengarahan

Setiap unit/satuan tugas organisasi yang mempunyai fungsi dan tujuan yang sama harus dikoordinasikan pada satu arah dan satu rencana.

f. Mengabdikan Kepentingan Sendiri kepada Kepentingan Umum

Manusia sebagai unsur pelaksanaan rencana dalam setiap kegiatan organisasi perusahaan, mempunyai andil besar di dalamnya. Maka setiap anggota bawahan ditekankan untuk lebih mengutamakan kepentingan bersama daripada kepentingan pribadi.

g. Penggajian Pegawai

Pembayaran gaji pegawai harus adil, menarik dan cukup untuk memenuhi pegawai sendiri maupun kebutuhan keluarganya. Karena, semua itu akan memberikan motivasi (dorongan semangat) yang tinggi kepada setiap pegawai dalam menyumbangkan tenaga dan pikirannya terhadap perkembangan organisasi perusahaan yang bersangkutan.

h. Pemusatan Koordinasi

Agar para pegawai tidak dibingungkan oleh kesimpangsiuaran dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang dibebankannya, perlu adanya pemusatan (Sentralisasi) kekuasaan (wewenang) dalam kelompok tunggal, dan kepemimpinannya diserahkan kepada satu orang pemimpin.

i. Jenjang Bertingkat

Agar pembagian tugas-tugas dan kekuasaan dapat terlihat dengan jelas, perlu disusun satuan-satuan tugas organisasi yang bertingkat-tingkat secara vertikal dan horizontal. Sehingga terdapat rantai jenjang bertetangga tiap bagian organisasi hal ini dapat memberikan pedoman dari masa perintah/instruksi itu diterima dan kepada siapa pertanggungjawaban harus disampaikan.

j. Ketertiban

Semua anggota pegawai yang terikat dalam kegiatan usaha pencapaian tujuan bersama harus mau mematuhi dan mentaati segala ketentuan-ketentuan yang ada, seperti mematuhi prinsip - prinsip pembagian kerja kesatuan arah, penggajian pegawai, disiplin kerja dan lain – lain.

k. Keadilan

Pimpinan tidak boleh memperlakukan pegawai bawahannya dengan semena-mena, tetapi harus adil dan bijaksana. Hargailah setiap prestasi pegawai yang dicapainya sebagai karya nyata. Berilah kesempatan mengeluarkan saran/ide, pendapat, kritik dan informasi yang membangun, dalam upaya pengambilan keputusan yang lebih tepat.

l. Stabilitas Kondisi Pegawai

Dalam setiap kegiatannya pegawai perlu menjaga kestabilan kondisi kerja pegawai, yakni menjaga hubungan yang harmonis sesama anggota, menjaga kesehatan dan keselamatan kerja, dan sebagainya yang dapat menimbulkan kelancaran dan kelangsungan proses kegiatan manajemen

m. Prakarsa

Setiap pimpinan hendaknya selalu menghargai saran-saran, ide/ gagasan, kritik dan informasi yang dikemukakan oleh anggota bawahan. Karena semua itu merupakan suatu prakarsa yang dapat menciptakan cara-cara kerja (pikiran-pikiran) baru yang lebih efektif dan efisien dalam mencapai tujuannya.

n. Semangat Kesatuan

Agar suatu tujuan dapat tercapai dengan baik dan lancar, maka perlu pembinaan bimbingan dan motivasi yang terus menerus terhadap pegawai agar mereka memiliki jiwa kesatuan dan rasa setia para pegawai agar mereka memiliki jiwa kesatuan dan jiwa setia kawan yang tinggi.

5. TUJUAN DAN SASARAN MANAJEMEN

Tujuan Manajemen :

a. Melaksanakan dan mengevaluasi strategi yang kita pilih secara efektif dan efisien.

b. Mengevaluasi kinerja, meninjau, dan mengkaji ulang situasi serta melakukan berbagai penyesuaian dan koreksi jika terdapat penyimpangan di dalam pelaksanaan strategi.

c. Senantiasa memperbaharui strategi yang kita rumuskan agar sesuai dengan perkembangan lingkungan eksternal.

d. Senantiasa meninjau kembali kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman peluang yang ada.

e. Senantiasa melakukan inovasi atas kegiatan sehingga kita hidup kita lebih teratur.

Sasaran Manajemen

Sasaran adalah rincian singkat dan tegas mengenai apa yang akan dicapai. Sedangkan manajemen merupakan suatu proses kegiatan yang dilaksanakan orang-orang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Dengan demikian, sasaran manajemen merupakan suatu perincian yang jelas dalam kegiatan manajemen guna memperoleh suatu cara, teknik, metode yang sebaiknya dilakukan agar sumber-sumber atau sasaran yang terbatas (modal, bahan-bahan) dapat diperoleh hasil yang sebesar-besarnya. Secara garis besar, sasaran manajemen ini merupakan suatu cara untuk memperoleh hasil yang efisien (hemat guna) dalam bidang:

a. Tenaga dan pikiran.

b. Material dan biaya yang diperlukan.

c. Waktu yang tepat, cepat, dan hemat

Sasaran secara umum dapat dibagi ke dalam empat kategori, yaitu:

1) Sasaran Strategis

Berhubungan dengan sasaran tingkat tinggi, diselaraskan dan mendukung misi perusahaan.

2) Sasaran Operasional

Berhubungan dengan efektivitas dan efisiensi penggunaan sumber daya perusahaan.

3) Sasaran operasional berhubungan dengan efektivitas dan efisiensi operasi perusahaan. Sasaran operasional memberi arah pengalokasian sumber daya.

4) Sasaran Pelaporan

Berhubungan dengan kehandalan pelaporan perusahaan

5) Sasaran Kepatuhan

Berhubungan dengan kepatuhan perusahaan terhadap peraturan dan hukum yang berlaku.

Tujuan dan sasaran manajemen dapat pula dikategorikan sebagai berikut :

a. Tujuan pemantauan (monitoring objective), digunakan bilamana suatu dampak penting lingkungan berpotensi untuk disempurnakan, namun karena kendala teknologi, dana, dan sumberdaya lain maka hal tersebut belum dapat terlaksana. Sebagai contoh: memantau atau mengkaji sistem konsumsi air.

b. Tujuan pengelolaan (management objective), digunakan bilamana suatu dampak lingkungan telah berhasil dikendalikan atau suatu penyempurnaan kinerja belum dapat dilaksanakan.

c. Tujuan penyempurnaan (improvement objective), berkaitan dengan program penyempurnaan pada area yang sedang melaksanakan pengelolaan terhadap satu atau lebih dampak. Sebagai contoh: mengurangi limbah 50% pada tahun 2000.