MATERI OTOMATISASI KANTOR

TUGAS ADMINISTRASI PERKANTORAN

OTOMASTISASI KANTOR

Disusun oleh :

AI KOKOY KOYYIMAH

XI AKUNTANSI 3

SMK NEGERI 2 SUMEDANG

Jl. Arief Rakhman Hakim No. 59 Telp. (0261) 201531 Fax 210097 Kode pos : 45323

www.smkn2sumedang.sch.id

v  PENGERTIAN OTOMATISASI KANTOR

Otomatisasi adalah penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik  yang biasa dilakukan oleh manusia.

Otomatisasi kantor ( office automation atau OA ) adalah semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada didalam maupun diluar perusahaan.

v  PENGGUNA  OTOMATISASI  KANTOR

Otomatisasi kantor ( OA ) digunakan oleh semua orang yang bekerja didalam kantor. pada dasarnya ada empat kategori pemakai OA, yaitu :

1.  Manajer

     2.  Profesional

3.  Sekretaris

4.  Clerical Employee ( Klerk )

Istilah   “Knowledge Worker”  diterapkan pada manajer dan profesional, yaitu orang yang memberikan sumbangan pengetahuannya terhadap aktivitas perusahaan.

v  TUJUAN  OTOMATISASI  KANTOR

Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. bila diterapkan sebagai alah pemecah masalah, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

v  JENIS-JENIS  APLIKASI  OTOMATISASI KANTOR

Ada 11  aplikasi otomatisasi kantor yang telah diketahui, yaitu :

     1.  Word processing

     2.  Electronik mail

     3.  Voice mail

     4.  Electronic calendaring

     5.  Audio conferencing

     6.  Video conferencing

     7.  Computer conferencing

     8.  Facsimile  transmission

     9.  Videotext

     10.  Image storage and retrieval

     11.  Desktop publishing

Ø  WORD PROCESSING

     Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronic yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.

     Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain.

Ø  ELECTRONIC MAIL

     Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.

Ø  VOICE MAIL

     Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.

Ø   ELECTRONIC CALENDARING

     Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.

Ø  AUDIO CONFERENCING

     Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.

     Audio conferencing adalah aplikasi oa pertama yang tidak memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.

Ø  VIDEO CONFERENCING

     Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video.

Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan. Tiga konfigurasi video conferencing ( tergantung pada peralatan yang digunakan ),  yaitu :

     1.  video satu arah dan audio satu arah

     2.  video satu arah dan audio dua arah

     3.  video dan audio dua arah

Ø  COMPUTER CONFERENCING

     Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama.

     Istilah ‘teleconferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi.

     Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada dikota yang berlainan.

Ø  FACSIMILE TRANSMISSION

     Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.

Ø  VIDEOTEXT

     Videotext adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.

Ø  IMAGE STORAGE AND RETRIEVAL

     Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan.

     Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche. microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

Ø  DESKTOP PUBLISHING

     Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter.

     Sistem DTP terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing.

     Penggunaan DTP sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis. penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang efektif.

KANTOR MAYA

Kemampuan OA untuk menghubungkan orang secara elektronik telah membuka cara baru melakukan pkerjaan kantor. Bahkan OA membuat pekerjaan tidak perlu dikerjakan di kantor. Sebaliknya, pekerjaan tersebut dapat dilakukan dimanapun pegawai berada. Kemampuan seperti ini disebut “kantor maya “.

KEUNTUNGAN

1. Pengurangan biaya fasilitas

Perusahaan tidak harus memiliki failitas kantor yang besar, kaerna sebagian pegawai bekerja ditempat lain, sehiongga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor

2. Pengurangan biaya peralatan

Daripada menyediakan peralatan kantor bagi tiap pegawai, telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta dalam suatu LAN berbagi sumber daya.

3. Jaringan komunikasi formal

Karena telecommuter harus terus terinformasi dan mendapat perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak perhatian daripada biasanya. Dalam pengaturan kantor traditional, sebagian besar informasi dikomunikasikan melalui percakapan dan pengamatan. Meningkatkan kebutuhan pada telecommuter berpoensi menghasilkan komunikasi yang lebih baik daripada jika semua pegawai bekerja dilokasi tetap

4. Pengurangan penghentian kerja

Bila badai salju, banjir dan angin ribut, dan sejenisnya, membuat pegawai tidak mungkin pergi ke tempat kerja. Kegiatan perusahaan dapat berhenti. Namun dengan kantor maya, sebagian besar pekerjaan dapat dilanjutkan

5. Kontribusi sosial

Kantor  maya memungkinkan perusahaan mempekerjakan pegawai yang tadinya tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang cacat, lanjut usia dan orang tua dengan anak-anak kecil dapat bekerja di rumah. Kantor maya karena itu memungkinkan perusahaan menunjukkan tanggung jawab sosialnya.

Empat keuntungan yang pertama adalah yang diterima perusahaan, yang kelima adalah keutungan seorang pegawai yang tadinya sulit memperoleh pekerjaan karena keterbatasan fisik.

KERUGIAN

1. Rasa tidak memiliki

Jika pegawai tidak kontak langsung dengan dengan rekannya setiap hari, mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari organisasi

2. Takut kehilangan pekerjaan

Karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas dari operasi perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuang. Mereka dapat berkesimpulan bahwa tiap orang dengan komputer dan modem dapat melakukan pekerjaan itu dan bahwa mereka mungkin menjadi korban ”pemecatan elektronik”

3. Semangat kerja yang rendah

Sejumlah faktor yang dapat menyebabkan rendahnya semangat kerja pegawai. Faktor pertama adalah tidak adanya umpan balik posotof yang berasal dari interaksi langsung dengan atasan dan rekan kerja. Faktor lain adalah kenyataan bahwa gaji yang dibayarkan pada telecommuter cenderung lebih rendah daripada yang dibayarkan kepada pegawai di tempat kantor tetap.

4. Ketegangan keluarga

Bila ada ketegangan di rumah, telecommuter tidak dapat melarikan diri untuk beberapa jam. Ketegangan juga dapat meningkat karena pasangan dapat menganggap pekerjaan itu hanyalah cara untuk menghindari tanggung jawab rumah tangga

STRATEGI KANTOR MAYA

ü  Sediakan sumber daya komputer. Bila pegawai tidak dapat menyediakan sendiri perangkat keras dan perangkat lunak, perusahaan harus menyediakannya.

ü  Sediakan akses ke sumber daya informasi. Bila rises merupakan bagian dari tanggung jawab telecommuter, perusahaan harus menyediakan sumber daya informasi yang diperlukan seperti database komersial dan internet.

ü  Sediakan perlengkapan non komputer. Walau kantor maya didasarkan atas data etektronik. pegawai harus diberikan perlengkapan non-komputer yang mereka perlukan untuk bekerja, kalkulator, stapler. amplop surat. daftar tetepon, manual prosedure, dan sebagainya.

ü  Gunakan konferensi tetepon. Konferensi telepon memungkinkan dua orang atau lebih berpartisipasi dalam pembicaraan telepon pada saat yang sama. Atasan harus menjadwalkan konferensi tetepon secara teratur sehingga telecommuter berkesempatan terlibat datam interaksi langsung dua arah.

ü  Jadwalkan pertemuan rutin. Perusahaan harus menjadwalkan pertemuan yang perlu dihadiri semua orang. Pertemuan tersebut dimaksudkan untuk memperkuat rasa kebersamaan di antara para pegawai dan harus dijadwalkan sesering mungkin agar tujuan tersebut tercapai.

ü  Lakukan rutinitas kerja. Telecommuter  harus berkomitmen untuk bekerja sekian jam sehari, idéalnva di suatu ruangan yang jauh dari gangguan  Teman dan saudara harus memahami bahwa  telesommuter itu sedang bekerja walau ia ada di rumah.

MODEL OTOMATISASI KANTOR

 

PENGANTAR AKUNTANSI

POSISI BIDANG KEUANGAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN

 Disusun Oleh :

KELOMPOK 2

1.     Ai Kokoy koyyimah

2.     Pia Santika

3.     Lusi Maelani

4.    Resti Nurlatifah S.S.

Keuangan merupakan ilmu dan seni dalam mengelola uang, yang mempengaruhi setiap orang maupun setiap organisasi. Keuangan berhubungan dengan proses, lembaga, dan instrumen yang terlibat dalam transffer uang, di antara individu maupun bisnis dan pemerintah.

Keuangan berpengaruh langsung terhadap kehidupan setiap orang dan organisasi.

Ruang lingkup keuangan dapat dibagi menjadi dua bagian utama yaitu jasa keuangan dan manajemen keuangan :

a). Jasa Keuangan Berhubungan dengan perencanaan produk-produk keuangan bagi individu, bisnis dan pemerintah.

b).      Manajer keuangan secara aktif mengelola urusan keuangan dari berbagai jenis usaha,yang berkaitan dengan keuangan besar atau kecil,manajemen kas, administrasi kredit, analisa investasi dan usaha memperoleh dana.

Tanggung jawab manajemen keuangan tidak hanya mencari dana dan mengelola kas, tetapi juga ikut bertanggung jawab terhadap hampir semua keputusan yang dibuat oleh organisasi perusahaan. Direktur utama menjalankan perusahaan setelah menerima tugas,wewenang, dan tanggung jawab dari dewan komisaris.Direktur utama dan dewan komisaris ini diangkat dan diberhentikan pada saat Rapat Umum Pemegang Saham(RUPS).

Fungsi keuangan dalam organisasi perusahaan yaitu bendaharawan dan kontroler
tugas bendaharawan dan kontroler antara  lain :

1.      Menempatkan dana.

2.      Melaporkan informasi keuangan, Memelihara hubungan baik dengan bank.

3.      Pengamanan catatan/arsip

4.      Menginvestasikan dana.

5.      Menafsirkan data keuangan Hubungan dengan investor.

6.      Penganggaran mengelola kas.

7.      Mengendalikan operasi.

8.      Mengasuransikan aset.

9.      Menilai hasil dan membuat rekomendasi.

10. Memupuk hubungan baik dengan bank.

11. Mempersiapkan pajak investor dan para kreditor.

12. Mengelola aset.

13. Menilai kredit dan menagih dana.

14. Melindungi aset Menempatkan campuran pendanaan

15. Laporan kepada instansi pemerintah Mengelola dana pensiun

Hubungan Manajemen Keuangan dengan Akuntansi

Akuntansi mempunyai hubungan yang sangat erat dengan manajemen keuangan,Hubungan antara akuntansi dan manajemen keuangan adalah akuntansi menyediakan laporan keuangan terutama neraca dan laporan laba/rugi, dari laporan ini akan digunakan oleh manajer keuangan sebagai data yang akan di analisis untuk berbagai keperluan, seperti untuk penilaian tentang perencanaan dan modal kerja,
 

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB MANAJER KEUANGAN :

1.Keputusan investasi. Keputusan investasi akan menghasilkan kebijakan investasi.Kebijakan investasi ini menyangkut bagaimana manajer keuangan mengalokasikan dana ke dalam bentuk-bentuk investasi yang akan mendatangkan keuntungan di masa yang akan datang.
2.Keputusan pembiayaan kegiatan usaha

Tujuan dan Fungsi Manajemen Keuangan

Tujuan manajemen keuangan, pertama, memaksimumkankekayaan/kemakmuran para pemegang saham,memaksimuman laba
Manajemen keuangan yang bijaksana juga ditujukan pada sasaran perilaku para anggotanya agar mampu meningkatkan sistem kerja.

•      Manajer keuangan dalam struktur perusahaan, berfungsi untuk menjaga kestabilan keuangan perusahaan dan menjaga hubungan baik dengan pihak bank dan investor atau pemegang saham. Apabila hubunga perusahaan dengan pihak bank dan investor baik, maka perusahaan akan dipercaya danmendapatkan keuntungan .

•      Jiwa tanggung jawab yang besar harusdimiliki oleh manajer keuangan apalagi dalam pengambilan keputusan untuk masa depan perusahaan